Je voudrais vous proposer au travers de cet article un retour d’expériences sur l’année 2020 en ce qui concerne le télétravail. Et comment ça a impacté Web and Cow et Valorex. Et aussi pourquoi j’ai passé 2 jours, juste avant le nouvel an, à tout remettre en ordre dans les locaux de Web and Cow !
Le télétravail avant 2020
Un tout petit peu de contexte sur les 2 entreprises pour lesquelles je travaille :
- Web and Cow : agence web, une petite dizaine de personnes, métiers très digitalisés
- Valorex : nutrition animale, environ 100 personnes, une grande variété de métiers, dans des bureaux, dans des usines, sur le terrain, etc.
Chez Web and Cow, chacun était équipé d’un Imac 21 pouces + un second écran. Le télétravail était autorisé et on commençait tout juste à le structurer par des avenants aux contrats de travail, pour mettre en place régulièrement 1 ou 2 journées par semaine pour les personnes qui en faisaient la demande.
Chez Valorex, pour les métiers de bureaux, il y avait environ 70% d’ordinateurs portables et 30% d’ordinateurs fixes. Le télétravail était structuré sur une vingtaine de personnes, à raison d’une journée par semaine.
D’un point de vue outils collaboratifs, on a utilisé Slack chez Web and Cow, puis on est passé sur Rocket Chat (Slack like Open Source) puis sur Teams en même temps que Valorex. Avant 2020, ça faisait environ 1 an que Teams était en place donc pour ces 2 structures.
On avait donc du télétravail possible, mis en place si les personnes en faisaient la demande, et donc très apprécié. Avec des temps de télétravail encore « modéré » (1 à 2 journées par semaine). Et pas forcément la possibilité pour tout le monde de faire du télétravail, selon le métier ou les équipements informatiques à disposition.
Avant 2020, je dirais qu’on avait un télétravail « de confort », organisé, mais pas structurel, le présentiel étant encore la norme. Du point de vue du manager, avoir un collaborateur en télétravail 1 journée par semaine ne présente aucune complexité. Le jour de télétravail n’étant jamais positionné les jours de réunion d’équipe ou autre.
Premier confinement, tout le monde en « télétravail »
Chez Web and Cow, juste avant le confinement, chacun est venu aux bureaux et est reparti avec le matériel nécessaire : Imac sous le bras, écran supplémentaire, voir chaise de bureaux pour certains. On a la chance d’avoir un métier très digitalisé. Mon équipe étant plutôt jeune, peu de problématiques d’organisation de garde d’enfants. Sur ce point-là, c’était moi qui avais le plus de difficulté, avec un deuxième bébé né en janvier 2020 🙂 mais j’y reviendrais.
Chez Valorex, il y a eu tout de suite une forte séparation : les métiers des bureaux et les métiers de l’industrie. Valorex faisant partie d’un maillon de la chaîne alimentaire, nous bénéficions d’une dérogation gouvernementale pour maintenir l’activité dans les usines. Il nous est impossible à l’heure actuelle de faire tourner les usines à distance… Les métiers de l’industrie ont donc continué à venir sur le site. Nous avions un stock de masques sur le site car certaines étapes de nos process peuvent dégager de la poussière. Tous les opérateurs ont donc été équipés dès le premier jour.
Côté Bureaux, ça a été très clair, la règle a été la suivante : « Tout le monde à la maison, 100% de télétravail ». Dans les faits, sur 100 personnes, il y avait toujours 3 ou 4 personnes dans les bureaux. Un membre de l’équipe informatique pour gérer le matériel, 1 ou 2 personnes de l’équipe liée à l’industrie et 1 autre de passage pour une raison diverse. Mais 3 ou 4 personnes, contre une bonne soixantaine en temps normal, ça fait de l’espace !
Et au bout de quelques semaines, on s’est retrouvé avec une situation assez paradoxale, chacun se souciant du bien être de son collègue « éloigné » :
- Les personnes en télétravail plaignaient les personnes de l’usine, qui devaient venir sur site, et s’exposaient donc davantage.
- Les personnes de l’usine plaignaient les personnes en télétravail, qui se retrouvaient isolées et sans repère.
Côté informatique, le service a tourné à plein régime la première semaine pour paramétrer une partie des 30% de postes portables manquants. En attendant, utilisation de l’ordinateur personnel + connexion Team Viewer pour prendre à distance le contrôle de l’ordinateur resté dans les bureaux, équipé des bons logiciels métier. Sans oublier, redirection de lignes, mise à disposition de téléphones portables, prêt d’un second écran, du matériel manquant, etc.
L’explosion de Teams
Avant le confinement, les équipes s’appropriaient Teams doucement. Plus rapidement dans les équipes R&D, Digital et Marketing, et moins vite dans les équipes commerciales, gestion, comptabilité, encore très attachées aux mails.
Voici les courbes d’usages de Teams au moment du confinement :
La nécessité de continuer à échanger a très clairement accéléré l’usage de ces outils collaboratifs. Après le confinement, les usages n’ont pas baissé, ce qui est très positif. Tout ne se passe pas encore 100% dans Teams, mais les usages progressent.
Télétravail vs téléconfinement
Assez vite, on s’est tout de même retrouvé avec les mêmes problèmes que tout le monde, à savoir des difficultés pour les salariés avec des enfants en bas âge à concilier travail et garde des enfants. Des congés ont été posés, un peu de chômage partiel a été utilisé chez Valorex, selon les impacts du confinement sur certaines activités. Pour les salariés sans enfant, adeptes des usages digitaux, la période s’est plutôt bien passée. Pour les autres, avec enfants, dont moi, il a fallu « bricoler » au jour le jour.
C’est pour ça qu’on a défini un nouveau terme : le téléconfinement.
Le télétravail s’organise, le téléconfinement se subit. Je trouve ça très important de différencier les deux. Du télétravail sur la table du salon, en gardant 2 enfants, ce n’est pas du télétravail.
Personnellement, je suis très digitalisé, à la fois dans le matériel et les usages. Mais avec deux enfants (1 de 2 ans, 1 de 2 mois), un rôle de manager sur 2 équipes différentes, la période a été très compliquée. J’avais l’habitude de ce télétravail de confort, par-ci par-là, pour moi ou mes collaborateurs. Là c’est devenu structurel du jour au lendemain, avec de la disponibilité (et de l’énergie) très diminuée pour mes missions et pour l’accompagnement de mes équipes.
2 photos personnelles (qui datent de la fin d’année) pour illustrer la différence entre télétravail et téléconfinement :
Télétravail
Téléconfinement
Retour aux bureaux progressif et nouveaux aménagements
Après le premier confinement, il y a eu un retour très progressif aux bureaux. Avant que chacun ne revienne dans les bureaux de Web and Cow, j’avais réaménagé les espaces. Plus de salle de réunion, toutes transformées en bureaux pour pouvoir se répartir au mieux.
Un autre grand enseignement, c’est qu’un télétravail qui fonctionne est un télétravail rythmé et organisé. Nous avons positionné 2 points hebdomadaires d’équipe par semaine, à distance : 3 minutes par personne pour faire une mise à jour des projets en cours, blocages rencontrés, besoins d’échanges, etc.
Et également plus de points à 2 ou 3, courts, qui avaient lieu avant de façon informelle dans les bureaux.
Enfin, j’ai réalisé des plannings pour faire revenir les gens tranquillement dans les bureaux, avec la possibilité de ne rester que le matin pour ceux qui venaient. Exemple :
J’ai été confronté à un autre problème aussi. Les Imac dans les bureaux c’est chouette, mais pour faire du télétravail, c’est quand même moins pratique… (pas idéal de promener son Imac entre son domicile et le bureau !) Du coup, j’ai passé toute l’équipe dev sur des ordinateurs portables pour leur permettre d’avoir la même machine aux bureaux et à la maison. Et un lot d’écrans pour un second écran plus grand et garder en confort de travail. C’est du matériel, ça s’amortit sur plusieurs années, l’investissement n’est pas si important, et les gains de productivité se rencontrent dès le premier jour.
Chez Valorex, un retour aussi très progressif. Certaines personnes ravies de revenir, d’autres qui se sont habituées aux avantages du télétravail qui sont moins pressées de revenir. Mais le même besoin d’organisation et de répartition des espaces.
Fin 2020, un grand ménage pour bien préparer 2021
Au final, on n’aura jamais passé aussi peu de temps dans les bureaux que durant 2020. Au début du confinement, chacun a pris des affaires, puis j’ai réaménagé les locaux, puis j’ai ramené du nouveau matériel (= cartons, etc.). Du bazar s’est donc accumulé durant l’année sans que ce soit la priorité de faire de l’ordre car les bureaux sont devenus secondaires dans le fonctionnement.
Bien que l’année 2020 ait été plus calme que d’habitude au moment du confinement pour Web and Cow, l’activité est repartie correctement après l’été. Nous avons embauché deux nouvelles personnes : Morgan et Alexis. Avec le réaménagement, il n’y avait plus de place pour tout le monde. Avec les plannings ça fonctionnait bien, mais on manquait quand même d’espaces d’échanges, les salles de réunion ayant disparu. Du coup, j’ai (encore) tout réaménagé entre Noël et le jour de l’an. Il y a encore moins de places uniques qu’avant mais on a retrouvé des espaces d’échanges. Comme le télétravail est devenu la norme, chacun vient environ 1 journée par semaine, certains plus.
J’ai vu des sociétés fermer leurs bureaux pour passer en 100% télétravail, je ne souhaite pas aller vers ça. J’ai des salariés qui viennent aux bureaux car ils n’ont pas l’espace ou la tranquillité nécessaire pour travailler efficacement de chez eux. Tous m’ont exprimé le souhait, à long terme, de garder 2 à 3 jours de télétravail par semaine, personne ne souhaite 100%. Ils souhaitent tous continuer à se voir régulièrement, pour échanger sur les projets mais surtout pour garder un lien entre eux. Le bureau devient donc un « outil » de plus au service du salarié, pour pouvoir travailler en concentration sur un poste de travail adapté, échanger sur un sujet précis dans un espace de collaboration, et garder un lien social dans le travail.
Côté organisation chez Web and Cow, on a gardé 1 (ou 2) points d’équipe par semaine. Les plannings se font maintenant de façon autonome et on structure davantage nos échanges de façon asynchrones dans nos outils collaboratifs. Les derniers mois n’ont pas été un long fleuve tranquille d’un point de vue gestion de projets et management, mais les choses sont stabilisées désormais.
Côté Valorex, des jours ont été définis selon les équipes pour un accès privilégié aux bureaux et des espaces spéciaux ont été aménagés pour les temps du déjeuner, avec une livraison sur place de plats des restaurants alentours. Dès la première semaine du confinement, un point (journalier d’abord puis) hebdomadaire de 20/30 minutes, en visio, avait été mis en place au niveau du comité de direction. Cette pratique est toujours en place aujourd’hui.
Conclusion
La transformation digitale n’a jamais aussi bien porté son nom. C’est fou comme une activité comme Web and Cow, très digitalisée sur le papier, a pu subir quelques turbulences dans son organisation. Et une activité comme Valorex, sur le papier moins digitalisée, a eu les capacités de traverser à cette crise. Le digital y est pour un peu, mais la transformation digitale est surtout portée par les équipes qui la vivent au quotidien, et ce sont surtout eux, ces hommes et ces femmes, dans les équipes de Valorex et de Web and Cow qui sont passés au travers de ces perturbations.
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